Εικόνα. Όλα τα δεδομένα της επιχειρηματικής δραστηριότητας διατηρούνται μέσα σε μία και μοναδική βάση δεδομένων.Το τμήμα ΙΤ είναι υπεύθυνο για τη ροή της πληροφορίας από και προς τη μια NoSQL βάση του νέου συστήματος

Τι μπορεί να γίνει;

Αν δούμε μια επιχείρηση ως ένα ζωντανό οργανισμό τότε η πληροφορία (δεδομένα) είναι το αίμα στο κυκλοφορικό σύστημα και η βάση δεδομένων είναι η καρδιά. Το αίμα πρέπει να κινείται ελεύθερα και να φτάνει απρόσκοπτα στα ζωτικά όργανα (υπάλληλοι, πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες) και να τα εμπλουτίζει ώστε να υποστηρίζεται η λειτουργία όλου του συστήματος (η επιχειρηματική δραστηριότητα). Η παραγωγικότητα επηρεάζεται σημαντικά ανάλογα με την ευκολία ή δυσκολία που η πληροφορία κινείται αλλά και με την ευκολία ή δυσκολία αλληλεπίδρασης μαζί της. Σκεφτείτε τις στοίβες χαρτιών που συναντάτε σε πάρα πολλά γραφεία επιχειρήσεων (και δημοσίων οργανισμών φυσικά). Το χαρτί μεταφέρει την πληροφορία που δεν είναι εύκολα προσβάσιμη, στο χρήστη της.

Οι πηγές των δεδομένων μιας επιχείρησης μπορεί να είναι πολλές. Γι’ αυτό και το τμήμα ΙΤ θα πρέπει να μπορεί να αναπτύσσει και να υποστηρίζει λογισμικό ώστε να γίνεται σωστή διαχείριση των αυτών των δεδομένων (γενικά της πληροφορίας). Οι εταιρίες οφείλουν να επενδύσουν σε έμψυχο δυναμικό και σε θέσεις έντασης γνώσης ώστε να διασφαλίσουν ότι θα παραμείνουν ανταγωνιστικές στην παγκοσμιοποιημένη αγορά, περισσότερο απ’ ότι θα πρέπει να επενδύουν σε έτοιμο λογισμικό από τρίτους προμηθευτές. Διότι όταν τεθεί το θέμα της διασύνδεσης των διαφορετικών λογισμικών (για τη σωστή χρήση των δεδομένων), η επιχείρηση επενδύει σε development, έτσι κι αλλιώς, το οποίο, όμως, είναι για ξένο προϊόν, αυξάνοντας την πολυπλοκότητα των συστημάτων και την εξάρτηση από συγκεκριμένους προμηθευτές. Τελικά οι Ελληνικές επιχειρήσεις πληρώνουν περισσότερα χωρίς αυτή η επένδυση να δημιουργεί προστιθέμενη αξία και τεχνογνωσία. Η λύση είναι προφανώς η επένδυση σε ένα σύγχρονο και ικανό τμήμα IT.

Σύγχρονο και ικανό τμήμα IT

Σκοπός του τμήματος πρέπει να είναι η ανάπτυξη και η εισαγωγή τεχνολογίας για τη διευκόλυνση της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Αυτόματα προκύπτει ότι τα στελέχη του τμήματος ΙΤ θα πρέπει να γνωρίζουν καλά την επιχείρηση, να καταλαβαίνουν τη δραστηριότητα και γενικά το ‘πώς βγαίνουν τα λεφτά’. Έτσι ώστε η δουλειά του τμήματος, που είναι ξαναλέω, η τεχνολογική υποστήριξη των λειτουργιών της επιχείρησης να έχει σαφείς στόχους και προτεραιότητες. Η διατήρηση τμήματος ΙΤ για την υποστήριξη των υπολογιστών και των λειτουργικών συστημάτων (MS Windows) της εταιρίας θεωρώ ότι έχει μεγάλο κόστος και μικρή ανταποδοτικότητα για την επιχείρηση. Καλό είναι τέτοιου είδους ανάγκες να καλύπτονται, όταν απαιτείται, από εξωτερικούς συνεργάτες ειδικευμένους γι’ αυτό το σκοπό.

Το τμήμα ΙΤ θα πρέπει να δημιουργήσει το περιβάλλον εργασίας του, επιλέγοντας τα εργαλεία και τις μεθόδους στη βάση αρχών που πρέπει να εξυπηρετηθούν και στη βάση των μοντέρνων παραδειγμάτων. Για παράδειγμα το time-to-market είναι ένας καλός δείκτης για την επιλογή γλώσσας προγραμματισμού. Το επιχειρηματικό λογισμικό πρέπει να νοείται ως ένα ενιαίο σύστημα (με πολλές ενδεχομένως διασυνδέσεις) που διευκολύνει τη ροή πληροφορίας, από και προς σημεία ενδιαφέροντος. Για την εξυπηρέτηση της απαίτησης για συγκεντρωμένα δεδομένα πρέπει να επιλεγεί μια και μόνη βάση δεδομένων. Η επιλογή μιας NoSQL βάσης δίνει περισσότερες δυνατότητες, καθώς οι στενά διασυνδεδεμένοι πίνακες της SQL δίνουν τη θέση τους σε μια πιο χαλαρή δομή – τις συλλογές (collections) - βοηθώντας και στην ευκολότερη μοντελοποίηση των διαδικασιών αλλά και στην ευκολότερη πρόσβαση των δεδομένων. Η μορφή δε των δεδομένων που αφορούν την επιχειρηματική δραστηριότητα ταιριάζει καλύτερα με τις δομές (objects, documents) που ‘καταλαβαίνουν’ οι NoSQL βάσεις δεδομένων.

Οι διαδικασίες για τον έλεγχο (testing) και την κυκλοφορία (release management) του λογισμικού που αναπτύσσεται θα πρέπει να είναι καλώς ορισμένες και σεβαστές από όλους. Το ίδιο σημαντικές είναι και οι αλλαγές και η διαχείριση αυτών (change management). Η ευκολία ή δυσκολία σε αυτές τις λειτουργίες κάνουν τη διαφορά στην παραγωγικότητα του τμήματος. Το τμήμα ΙΤ πρέπει να μπορεί να αναγνωρίσει, να δοκιμάσει και να προτείνει λογισμικό που υπάρχει στην αγορά και που θα μπορούσε να ενσωματωθεί είτε ως κώδικας είτε ώς υπηρεσία στο επιχειρηματικό λογισμικό. Η πληθώρα υπηρεσιών (SaaS – Software As A Service) παγκοσμίως και η χρήση APIs δίνει τη δυνατότητα και στις Ελληνικές επιχειρήσεις να χρησιμοποιήσουν ότι καλύτερο υπάρχει στην αγορά σε αρκετά καλές τιμές.

Πολύ συχνά, ένα νέο τμήμα ΙΤ θα κληθεί να λειτουργήσει σε ένα περιβάλλον ήδη διαμορφωμένο κατά κάποιον τρόπο. Είναι εξαιρετικά σημαντικό να μην υπάρξουν κενά στην τεχνολογική υποστήριξη της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Το νέο σύστημα θα πρέπει να αναπτυχθεί παράλληλα με τα υπάρχοντα συστήματα και είτε να τα αντικαθιστά είτε να τα ενσωματώνει χωρίς καμία αναστάτωση. Το πολυτιμότερο πράγμα που έχουν τα υπάρχοντα συστήματα, τα δεδομένα, πρέπει να διαφυλαχθούν και να μετακινηθούν στη μια και μοναδική βάση δεδομένων του νέου συστήματος. Ο ‘δρόμος της παραγγελίας’ είναι μια καλή αρχή για την ανάπτυξη (development) γιατί καλύπτει μια βασική λειτουργία σε όλες σχεδόν τις επιχειρήσεις και απελευθερώνει από μη παραγωγικές λύσεις.

Ο ‘δρόμος της παραγγελίας’.

Όλα σχεδόν στην επιχειρηματική δραστηριότητα ξεκινούν από και περιστρέφονται γύρω από την ‘Παραγγελία’. Μια παραγγελία ως πληροφορία (data) είναι στην ουσία της, τα στοιχεία ενός πελάτη, μια λίστα με προϊόντα και ποσότητες και μια ημερομηνία. Για να δημιουργήσουμε μια παραγγελία λοιπόν, χρειαζόμαστε μια συλλογή με τους πελάτες και μια συλλογή με τα προϊόντα της επιχείρησης από τις οποίες θα επιλέξουμε. Η διαχείριση των συλλογών είναι κοινή και περιλαμβάνει τη δημιουργία, την επεξεργασία και τη διαγραφή. Δηλαδή θα πρέπει να μπορούμε να ‘δημιουργούμε’ έναν νέο πελάτη ή ένα νέο προϊόν ή μια νέα παραγγελία, να αλλάζουμε τα στοιχεία του/της και να μπορούμε να διαγράψουμε διατηρώντας τις συλλογές μας ενημερωμένες.

Αν στα στοιχεία του πελάτη έχουμε και διευθύνσεις παράδοσης τότε η ‘παραγγελία’ γίνεται ‘δελτίο αποστολής’ μόνο με την αλλαγή επικεφαλίδας, κι αν τα στοιχεία του πελάτη έχουν και στοιχεία τιμολόγησης, η ‘παραγγελία’ γίνεται και ‘τιμολόγιο’ (πάλι μόνο με αλλαγή επικεφαλίδας). Αν τα προϊόντα έχουν και δεδομένα της αποθήκης (π.χ. πόσα τέτοια κομμάτια είναι διαθέσιμα) τότε αυτόματα θα μπορεί να ενημερώνεται ο ‘δημιουργός’ της παραγγελίας εάν η παραγγελία μπορεί να εκτελεστεί άμεσα ή θα αργήσει ή ότι άλλο επιλέξει η εταιρία. Ο δημιουργός της παραγγελίας μπορεί να είναι είτε ο εξωτερικός πωλητής ή ο υπάλληλος στο τηλεφωνικό κέντρο (με πρόσβαση στο πελατολόγιο) μπορεί να είναι είτε ο πελάτης στο e-shop ή ο πελάτης B2B (χωρίς πρόσβαση στο πελατολόγιο). Όλοι εξυπηρετούνται μέσω της ίδια διαδρομής, της ίδιας διαδικασίας και σε όλους δείχνουμε τα προϊόντα μέσα από έναν τύπο λειτουργίας e-shop (Η λειτουργία e-shop είναι η διαχείριση μιας λίστας με προϊόντα και ποσότητες, ο τρόπος που επιλέγουμε να το δείξουμε στο χρήστη διαφέρει). Θυμίζει κάτι η κατάσταση στην οποία έχουμε δεχτεί παραγγελία αλλά δε βγαίνει στην αποθήκη και θα πρέπει να πάρουμε τηλέφωνο τον πελάτη για εξηγήσεις κι αλλαγές;

Η διαχείριση της παραγγελίας διαφέρει από εταιρία σε εταιρία. Άλλοτε κάποιος πρέπει να την εγκρίνει πριν πάει στο λογιστήριο, άλλοτε να πάει στο λογιστήριο, άλλοτε να ελέγχει εάν έχει καταβληθεί η προκαταβολή, άλλοτε να πάει στην αποθήκη να ετοιμαστεί. Ή όλα αυτά σχεδόν ταυτόχρονα. Οι διαδικασίες τώρα γίνονται ξεκάθαρες και μπορούν να παρακολουθηθούν (στατιστικά) σχεδόν σε real time. Είναι γνωστό ότι για να βελτιώσουμε πρέπει να μετρήσουμε.

Με αυτού του τύπου την καταγραφή μιας διαδικασίας όπως η παραγγελιοληψία και με τον κατάλληλο σχεδιασμό της μορφής των δεδομένων, μέσω ενός συστήματος, μέσα σε μία βάση δεδομένων αβίαστα προκύπτουν δυνατότητες για:

• Προσωποποιημένη εξυπηρέτηση πελατών (personalized customer service). Ο πελάτης αντιμετωπίζεται ανάλογα με τους τζίρους που κάνει (και τιμολογείται αντίστοιχα). Ίσως λαμβάνοντας υπ’ όψιν και το πόσο απασχολεί το προσωπικό αν θέλουμε.
• Ευθύνη (accountability). Εμπλουτίζοντας περισσότερο τα δεδομένα μας μπορούμε να τα σχεδιάζουμε έτσι ώστε να καταγράφεται ποιος κάνει τι, τους χρόνους που χρειάζονται κλπ.
• Ο αριθμός των χρηστών είναι στον απόλυτο έλεγχο της εταιρίας χωρίς άδειες κι έξτρα κόστη. Όλοι θα μπορούν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο να χρησιμοποιούν το λογισμικό.
• Προγραμματισμό δυναμικότητας (capacity planning). Συνδυάζοντας τα στοιχεία των παραγγελιών με τα στοιχεία παραγωγής ή προμήθειας μπορούμε να δούμε τις πραγματικές δυνατότητες λειτουργίας και να κάνουμε κατάλληλες βελτιωτικές κινήσεις ή επενδύσεις σε νέα ίσως μηχανήματα ή προμηθευτές.
• Marketing. Δημιουργία μετρήσεων για το πραγματικό όφελος από προωθητικές ενέργειες. Παρακολούθηση δεικτών που συνδέονται με τις πωλήσεις (παραγγελίες) και τους στόχους των πωλητών της επιχείρησης.
• Απομακρυσμένη πρόσβαση στο λογισμικό μέσω εφαρμογών web (είτε για πωλητές είτε για στελέχη είτε και για πελάτες όταν αυτό είναι προς όφελος της επιχείρησης).
• Μηδαμινή ανάγκη εκπαίδευσης του προσωπικού στη χρήση του συστήματος αφού θα είναι εξ αρχής φτιαγμένο να εξυπηρετεί τις ήδη καθιερωμένες λειτουργίες.
• Ασφάλεια. Όσον αφορά γενικά στην ασφάλεια των δεδομένων της επιχείρησης, οι υπάρχουσες λύσεις στην αγορά προσφέρουν ό,τι χρειάζεται (μαζί με backup). Η πρόσβαση στα δεδομένα της επιχείρησης ελέγχεται πλήρως και μπορούν να εφαρμοστούν διάφορα πρωτόκολλα. Ο κάθε χρήστης του λογισμικού έχει κάποια ιδιότητα (πελάτης, προμηθευτής, υπάλληλος κτλπ.).
• Δυνατότητα επιλογής και ενσωμάτωσης των καλύτερων υπηρεσιών λογισμικού παγκοσμίως.
• Αυτοματοποίηση διαδικασιών. Όλες οι καλώς ορισμένες διαδικασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Οι υπόλοιπες μπορούν να υποβοηθηθούν λόγω της εύκολης πρόσβασης στα δεδομένα. Αυτό δημιουργεί αύξηση της παραγωγικότητας.
• Δυνατότητα χρήσης νέων μεθόδων AI/ML για αυτοματοποίηση, βελτιστοποίηση και πρόβλεψη.

Αντιμετωπίζοντας με το ίδιο σκεπτικό τις διαδικασίες της επιχειρηματικής δραστηριότητας, σχεδιάζουμε λύσεις που ταιριάζουν απόλυτα στον τρόπο με τον οποίο δουλεύει η κάθε επιχείρηση (custom design). Για παράδειγμα, έχοντας διαθέσιμες τις διευθύνσεις παράδοσης (στη βάση δεδομένων μας, στο πελατολόγιο) μπορεί κάποιος (εμπλουτίζοντας τα δεδομένα) να υπολογίσει κόστη μεταφοράς-διανομής προϊόντων και να ψάξει πιθανές βελτιώσεις ή άλλους τρόπους διακίνησης των προϊόντων ή άλλους συνεργάτες με καλύτερες τιμές. Η χρήση των επιχειρηματικών δεδομένων δημιουργεί εκείνες τις προϋποθέσεις που χρειάζονται, ώστε μια επιχείρηση να εξελιχθεί και να μεγαλώσει κάτω από έλεγχο και με σωστές κινήσεις που βασίζονται σε στοιχεία κι όχι εντυπώσεις.

Το ‘σύστημα’.

Όταν μιλάμε για το σύστημα του επιχειρηματικού λογισμικού αναφερόμαστε στη βάση δεδομένων, στις εφαρμογές για πρόσβαση στα δεδομένα καθώς και όλες τις απαραίτητες διασυνδέσεις με άλλα λογισμικά ή συστήματα (όπως φαίνεται στην εικόνα 2). Η ροή της πληροφορίας πρέπει να διατηρείται πάντα από και πρός τη μοναδική βάση δεδομένων. Το πιο δυνατό σημείο του συστήματος είναι η ευκολία στις αλλαγές και στις βελτιώσεις. Ένα τέτοιο σύστημα δεν αντικαθίσταται, μόνο μεγαλώνει, εμπλουτίζεται και βελτιώνεται. Με σωστές αρχές, βάσεις και σωστή καθοδήγηση, η πολυπλοκότητα θα προέρχεται από την επιχειρηματική δραστηριότητα κι όχι από την τεχνολογία.

Στη Data City Services αναλαμβάνουμε τη δημιουργία τμήματος ΙΤ για την υποστήριξη της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία του περιβάλλοντος ανάπτυξης του λογισμικού, την επιλογή των εργαλείων και την εκπαίδευση των προγραμματιστών. Περιλαμβάνει επίσης τη μεταφορά τεχνογνωσίας και βασικών αρχών που θα πρέπει πάντα να υπηρετούνται, όπως η απρόσκοπτη ροή της πληροφορίας. Περιλαμβάνει τη μεταφορά κρίσιμων δεδομένων στη νέα βάση και τη δημιουργία εφαρμογών έτσι ώστε, και να φτάσουμε στη χρήση του συστήματος αλλά και να έχουν διαμορφωθεί και καθιερωθεί οι τρόποι και οι διαδικασίες διαχείρισης της ανάπτυξης (development), του ελέγχου (testing), της αλλαγής (change) και της κυκλοφορίας (release) του λογισμικού. Περιλαμβάνει τέλος παραδείγματα κώδικα για διάφορες βασικές λειτουργίες. Θεωρούμε ότι μια επιχείρηση πρέπει να μπορεί να λειτουργεί σε συνθήκες ανεξαρτησίας και γι’αυτό ο σχεδιασμός και η υλοποίηση του παραπάνω μοντέλου γίνονται με τέτοιο τρόπο και μέθοδο ώστε να παράγεται τεχνογνωσία μέσα στην επιχείρηση και ώστε να μη μπορούν να υπάρχουν εξαρτήσεις. Είτε από προγραμματιστές είτε από εμάς. Έτσι με την ολοκλήρωση της πρώτης φάσης ο ρόλος της Data City Services αλλάζει σε καθαρά συμβουλευτικό εάν κι εφόσον αυτό χρειάζεται.

Δημήτρης Χριστόπουλος, PhD

Data City Services CEO

Δείτε το Μέρος 1ο